Víte, jak pracovat s prioritami?

Řízení času, hospodaření s časem neboli time management stojí především na umění práce s prioritami. Lépe řečeno, pokud chcete získat více času, musíte se naučit s ním efektivně hospodařit. Znáte své priority? Pracujete efektivně, nebo řešíte věci tzv. ad-hoc, prostě tak jak to přijde? Kupící se úkoly a zadání vás rychle může dostat do začarovaného kruhu, který může končit i vyhořením.

Můžete dělat cokoliv, ale nemůžete dělat všechno.

Priority jsou jednoduše věci/akce/hodnoty seřazené dle důležitosti. Každý má přirozeně své priority nastavené jinak a proto neexistuje univerzální recept na to, jak si je sestavit. Každý však může začít tím, že se zastaví a uvědomí si, co jsou jeho priority a zda funguje v souladu s nimi.

Každý občas stojíme na pomyslné křižovatce, kde se musíme rozhodnout, ať už je to životní, běžný denní nebo pracovní krok. Tato rozhodnutí většinou děláme podle toho, co subjektivně považujeme za lepší, vhodnější nebo snazší. Pokud se rozhodujeme na základě priorit, máme vyjasněno, co je v daný okamžik důležité a co upřednostňujeme. Schopnost rozhodnout se „správně“ je daná i našimi povahovými rysy. Někdo má ve svých hodnotách a prioritách přirozeně jasno, někdo se naopak není schopen rozhodnout, jestli si k snídani dá kávu nebo čaj. Často je to podvědomý proces, který nemáme pod kontrolou a tím ani náš čas, který danou činností trávíme.

K tomu, abyste se naučili efektivně řídit svůj čas a získat ho více, je potřeba si priority (své osobní, dané situace apod.) uvědomit. Ptejte se sami sebe „proč“ pokaždé, když se musíte rozhodnout i v té nejběžnější věci. Když si určíte hodnoty a priority, budete schopni dělat nejprve ty důležitější věci. Přinášíme vám užitečné tipy.

Paretovo pravidlo 80/20 našlo své uplatnění i v time managementu. Stačí vynaložit pouze 20 % námahy k tomu, abyste dosáhli 80% výsledku. Jinými slovy, když se budete věnovat dvěma nebo třem důležitým úkolům, zvládnete více v kratším čase, než když se budete věnovat deseti méně významným činnostem a zabere vám to více času.

Seznam úkolů, které je třeba řešit, sestavte pomocí metody SORUZ

  • Sumarizace úkolů – co vás ten den čeká, realisticky – nepřeceňujte své síly!
  • Odhad času na jednotlivé činnosti – nezapomeňte počítat s přestávkami
  • Rezervní čas – měl by být někde mezi 20-50% běžné pracovní doby
  • Určení priorit – nejdůležitější úkoly plánujte na nejvýkonnější část vašeho dne
  • Zpětná kontrola –  byl plán realistický? Nevyřízené přesuňte na druhý den